Multitasking czy koncentracja na jednym zadaniu? Spór o to, która metoda pracy jest efektywniejsza toczy się od lat. Wszystko wskazuje jednak na to, że przeciwstawienie sobie tych dwóch pojęć jest błędne. Tylko bowiem odpowiedni wybór problemów, nad którymi warto się pochylić przyniesie nam korzyści. Dzięki odsianiu nieistotnych kwestii, będziemy mogli się skoncentrować, nie wyczerpiemy swojej energii i skutecznie zrealizujemy postawione przed sobą zadania.
Dzwoni budzik. Wstaję, choć zostałabym w łóżku jeszcze przez godzinę, a może nawet dwie. Ubieram bluzę, zostając w spodenkach do spania. Piję trochę ciepłej wody. Wychodzę na balkon i choć jest chłodno, nie przejmuję się tym. Robię 3 sesje oddychania i małą medytację. Wszystko trwa 10-15 minut. Pewnie powinno trwać dłużej. Harari (autor bestsellerowych książek, m.in. Homo Deus) medytuje 2 godzinny dziennie. Wierzę, że przynosi to uzdrawiające efekty, ale ja na razie nie potrafię tyle. Zostaję przy 10-15 minutach, które i tak świetnie ustawiają mi dzień, bo umysł przechodzi w dziwny, ale tak bardzo pożądany, tryb skupienia. Moja medytacja nie jest niczym duchowym. Pewnie nie dorównuję nawet do pięt mnichom z Shaolin w tej dziedzinie, ale nawet te skromne 10-15 minut medytacji sprawia, że czuję kontrolę nad swoim umysłem. Oddychając, robię różne zabiegi mentalne. Czasem koncentruję się na oddechu i jestem uważna na wszystko, co płynie z moich zmysłów, czasem wizualizuję sobie dzień. Ostatnio wyczytałam, że prawdziwa medytacja nie polega na koncentrowaniu uwagi w jednym miejscu, ale raczej rozpraszaniu jej. Tak jakby się było świadomością wszystkim i niczym zarazem. Wiem, że to dziwnie brzmi, ale zaczęłam trenować ten stan i efekt jest zadziwiający. Nie wiem, czy potrafię opisać to słowami, ale gdybym miała określić to przez metaforę, napisałabym, że uwaga rozpływa się jak mgła i nagle staje się powietrzem, chmurą, niebem, wszystkim. Miałam pisać o koncentracji, a właśnie dałam przepis na „rozpuszczanie” uwagi. Rozpuszczanie nie jest jednak tym samym, co rozpraszanie uwagi. Zauważyłam, że taka medytacja, nawet te kilka minut o poranku, daje niezwykłe efekty. Umysł się wyostrza, osadzamy się w tu i teraz, emocje się wyłączają, mamy poczucie kontroli i intuicyjnie wiemy, co jest na dzień dzisiejszy priorytetem. Rosną zasoby poznawcze.
DLACZEGO TO TAK WAŻNE?
Dlatego, że do realizacji celów potrzebujemy silnej woli. Ta z kolei jest uzależniona właśnie od zasobów poznawczych, które „chłodzą” wszystkie „gorące” zachcianki, emocje, impulsy odciągające nas zwykle od naszych celów.
DO CZEGO PROWADZI WIĘC MULTITASKING?
John Kabat-Zinn nazywa obecną rzeczywistość „całkowitą katastrofą”, gdyż umysł każdego z nas musi sobie radzić z ciągłym zalewem sms-ów, maili, telefonów, najróżniejszych bodźców płynących z radia, telewizji, billboardów… Zaangażowanie umysłu w wiele zadań prowadzi do wyczerpania silnej woli i wyczerpania umysłowego. Następuje spadek skuteczności i wzrost nerwowości. Oznacza to, że nasz umysł w tym momencie zużył całą glukozę dostarczającą neuronom energii. Od tego momentu uwaga będzie zawieszać się na irytujących lub mało istotnych (z perspektywy życia) elementach rzeczywistości – na przykład na kimś guzdrzącym się przed nami w kolejce lub kimś, kto zbyt głośno przełyka posiłek w restauracji przy stoliku obok.
Takie wyczerpanie prowadzi też do braku kontroli nad emocjami. Emocje nagle dyktują nam, co mamy robić. Złość, strach, smutek rzucają długi cień na naszą rzeczywistość. Czego się pozbawiamy? Spokoju, kreatywnego myślenia, poczucia kontroli. Paradoksalnie, umysł w takich chwilach nie jest przyjemnie „rozproszony”. On tłumi rozproszenia, koncentrując się na nieistotnych drobnostkach.
JAK ZREGENEROWAĆ UWAGĘ?
W zasadzie tak samo jak regeneruje się ciało po wysiłku fizycznym. Potrzebny jest odpoczynek. Najlepszym odpoczynkiem dla umysłu jest sen, medytacja i przebywanie wśród przyrody. Spacer w lesie wymaga znacznie mniej uwagi niż spacer ulicami miasta, dlatego jest bardziej efektywny dla regeneracji umysłu, co udowodnił Stephen Kaplan z Univeristy of Michigan (Meditation, Restoriation, and the Menagment of Mental Fatigue, 2000).
JAK TO SIĘ MA DO BIZNESU I ZARZĄDZANIA?
Jakiś czas temu na rynku polskim pojawiła się książka „Esencjalista” autorstwa Georga McKeowna. Byłam zachwycona na tyle tą książką, by ze swoimi klientami biznesowymi, podczas coachingów, wprowadzać krok po kroku teorię McKeowna. Chyba najlepszą reklamą dla tej filozofii będzie fakt, że każda z osób, która w praktyce zaczęła stosować „esencjalizm” podwoiła lub potroiła swoje przychody i miała dwa razy więcej czasu niż wcześniej.
CO JEST PRZYCZYNĄ TAKICH EFEKTÓW?
Obaliliśmy błędne przekonanie, że im więcej czegoś zrobimy, tym lepiej – tym więcej klientów przyciągniemy, tym więcej zarobimy, tym mniej kosztów poniesiemy i tak dalej. Nic nie jest dalsze od prawdy. Skoncentrowana energia jest jak laser. Inwestowanie koncentracji we wszystko wokół jest bezwiednym skracaniem skuteczności. Musimy sami wybierać, które kwestie naprawdę wymagają naszej uwagi i zaangażowania. Odrzucić te, które są nieistotne.
Czym charakteryzują się „nie enencjaliści”?
• myślą” „wszystko jest ważne”, „trzeba usatysfakcjonować innych”, „muszę”,
• nie mają refleksji na temat tego, na czym dokładnie mi zależy,
• nie mają wizji przyszłości,
• dla nich każda okazja do zarabiania jest ważna.
Czym charakteryzują się „enencjaliści”?
• myślą: „mogę”, „chcę sobie pozwolić na…”
• myślą, czego naprawdę chcą i jak ma wyglądać ich życie,
• snują rozważania na temat przyszłości,
• wierzą, że mają wpływ na rzeczywistość i jej kreowanie,
• wierzą, że niektóre „okazje” trzeba sobie odpuścić, by być bardziej efektywnym.
Podsumowując temat koncentracji, warto spojrzeć na nią z dwóch poziomów – jako filozofii życiowej i strategii biznesowej oraz jako energii dobowej, którą jesteśmy w stanie odnawiać przez sen, medytację i kontakt z przyrodą. Z mojej perspektywy – dbałość o swoją koncentrację jest tak ważna jak dbałość o firmowy rachunek bankowy. A może nawet ważniejsza, bo to od niej zależy kwota pieniędzy, którą zarabiasz.
Klaudia Pingot
psycholog, autorka książek, liderka społeczności Spec-Babek, prowadzi kreatywne wystąpienia i projekty szkoleniowe wspierające biznes
Wybierz co jest najważniejsze
MARTA FIŁOŃ trener biznesu beauty
1. Przez lata uważano, że multitasking jest nie tylko przydatną, ale i konieczną umiejętnością, by skutecznie zarządzać sobą w czasie. Ostatnie badania pokazują, że multitasking to mit. Jakie jest Twoje zdanie?
Wydaje mi się, że multitasking to konieczność w przypadku prowadzenia salonu urody kiedy jednocześnie ktoś pracuje z klientkami. Bycie szefem w większości salonów oznacza bycie jednocześnie specjalistą od marketingu, pomocą techniczną i dyrektorem finansowym. Z drugiej strony, kiedy mowa jest o strategii marketingowej do zwiększania sprzedaży w salonie, to o wiele bardziej opłaca się koncentracja na jednym celu w danym okresie czasu. Wtedy zamiast polecać i zachwalać wszystko, na jeden miesiąc stajesz się specjalistą tylko od jednego tematu.
2. W jaki sposób postrzegasz rolę koncentracji w prowadzeniu biznesu i swojej własnej efektywności?
Koncentracja na jednym zadaniu wymusza zastanowienie się nad tym, którą czynność/akcję promocyjną warto realizować. Dzięki temu można zawczasu odrzucić te pomysły, które w trakcie pracy mogłyby być niecelowe. Poza tym jest szansa na to, że jedno zadanie będzie wykonane dobrze zamiast kilka po trochu.
3. Czy koncentracji można się nauczyć? Jaki jest skuteczny sposób na odpowiednie zarządzanie swoją uwagą?
Tak, można się nauczyć, ale najpierw trzeba zadać sobie kilka kluczowych pytań: co chcę osiągnąć w danym terminie (np. zdobyć nowych klientów), a następnie jakie są czynności, które doprowadzą do tego celu (np. aktywność w social mediach wraz z inwestowaniem w reklamę, współpraca z lokalnymi firmami, ulotki etc.), na końcu należy wybrać te czynności, które najszybciej i najefektywniej doprowadzą cię do osiągnięcia zamierzeń oraz która z nich jest najpilniejsza lub najszybsza do zrealizowania. Dzięki temu powstaje lista ułożonych czynności, które są jednocześnie wyznacznikami na czym się skupiać, gdy przedsiębiorca zagubi się wśród bieżących zadań.
4. Czym dla Ciebie jest efektywne wykorzystanie czasu?
Efektywne wykorzystanie czasu to dwa czynniki. Pierwszy to sprawdzenie jaka pora dnia służy konkretnym czynnościom. To znaczy kiedy lepiej myśli się kreatywnie, a kiedy lepiej zająć się czymś odtwórczym. Drugi element to planowanie. Widzę bardzo dużą poprawę w wynikach salonu, gdy właścicielka da się namówić do ustalenia stałych godzin w każdym tygodniu przeznaczonych wyłącznie na planowanie biznesu. To wymaga „sztywnej” rezerwacji w kalendarzu i konsekwencji. Podobnie gdy chodzi o zwiększenie zaangażowania i motywacji w zespole. Okazuje się, że nie trzeba się uciekać do żadnych złożonych technik, a wystarczy co tydzień robić zebrania zespołu. Wynika z tego, że planując dzień trzeba wziąć pod uwagę różne czynności, ale gdy już zacznie się robić jedną, to dobrym nawykiem jest konsekwentna koncentracja na konkretnym zadaniu.
5. Mówi się, że najwięcej koncentracji tracimy, gdy przerzucamy uwagę z zadania na zadanie. Jak tą wiedzę wykorzystać w skutecznym prowadzeniu biznesu, który przecież wymaga wykonywania wielu zadań jednocześnie?
Kiedy prowadzi się własny biznes jest wiele bieżących spraw, które skuteczne marnują czas. Niestety one także są dobrą wymówką do tego, by nie zajmować się naprawdę ważną rzeczą. Np. musiałam pojechać do marketu po ręczniki, a przez to znowu nic nie opublikowałam na Facebooku (szczególnie, że nie lubię tego robić). Kiedy się nad tym zastanowić, to mogłam zamówić dostawę przez internet, a skoncentrować się na zadaniu, które wcześniej zaplanowałam. Z pomocą przychodzi zrobienie listy czynności, a następnie zastanowienie się, które z nich definitywnie musi wykonać manager, a które można delegować. Patrząc na listę czynności trzeba podkreślić te zadania, które przyczyniają się do zwiększenie zysku. Po tym można dojść do wniosku, że nie musisz samodzielnie składać ręczników (choć pewnie nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ty) i nie musisz osobiście wieźć dokumentów do księgowej – wystarczy, że wyślesz je kurierem. Przez to będziesz mieć czas na zaplanowanie strategii promocyjnej dla salonu.
Artykuł pochodzi z Beauty Inspiration 3/2019>>> (sprawdź spis treści)
Projekt Rozwój Osobisty Managera realizowany we współpracy z portalem SpecBabka.pl