Prowadzisz salon i zastanawiasz się czy w Twojej dokumentacji nie ma luk? A może dopiero startujesz z biznesem beauty i próbujesz ogarnąć formalności, ale z mizernym skutkiem? Mamy dla Ciebie 7 wskazówek.
1. Stwórz regulamin salonu i chroń swoje interesy
Przyznaj szczerze, czy czytasz regulaminy w restauracjach, hotelach czy salonach beauty? Większość osób tego nie robi, a więc możesz ulec pokusie, by odpuścić posiadanie takiego aktu prawnego w swoim gabinecie. Chociaż polskie prawo nie nakazuje wprowadzenia regulaminów w salonach beauty, niejednokrotnie zawarte w nich zapisy chronią interesy właścicieli biznesów.
Odpowiednie paragrafy pomogą Ci uniknąć strat związanych z nie pojawianiem się klienta na wizycie, bezpodstawną reklamacją czy innymi roszczeniami. Wprowadzą też uniwersalne zasady i zmotywują odbiorców Twoich usług do większej odpowiedzialności – ich akceptacja jest przecież czynnością prawną.
Regulamin będzie też dobrym punktem odniesienia dla pracowników, zwłaszcza tych dopiero zaczynających współpracę z salonem. W razie wątpliwości czy ulec presji klienta, nagiąć zasady i jak zachować się w danych sytuacjach, łatwo znajdą zestaw praktyk pożądanych w firmie. Stworzenie regulaminu od zera to twardy orzech do zgryzienia, ale teraz, korzystając z gotowych materiałów przygotowanych przez ekspertów Versum, na pewno podołasz temu wyzwaniu.
Pobierz gotowy wzór regulaminu i poradnik dla salonu beauty!
2. Szkolisz pracowników? Zabezpiecz się
Duża rotacja między salonami to chyba jeden z najczęściej wymienianych problemów zarządzania w branży beauty. Inwestujesz w szkolenia, czas na przyuczenie, dopełniasz formalności, a pracownik po kilku miesiącach przechodzi na swoje, albo do konkurencji. Nie rezygnuj z wysyłania nowych podopiecznych na kursy, które zwiększają potencjał salonu i motywują zespół, jednak zabezpiecz swoje interesy. Decydujesz się na kosztowne szkolenia? Podpisz z pracownikami umowę lojalnościową z odpowiednim zapisem, że w razie rozwiązania stosunku pracy np. przed okresem roku, konieczny będzie zwrot kosztów za kurs.
3. Przeprowadź audyt RODO
Praca z danymi osobowymi w salonie czy gabinecie, to od czasu wejścia w życie rozporządzenia RODO duże wyzwanie. Stosowanie odpowiednich procedur i dbanie o bezpieczeństwo danych, to proces ciągły, dlatego co jakiś czas warto się przyjrzeć, czy wszystkie czynności zawarte w przepisach są wykonywane poprawnie.
Zacznij od przeanalizowania, jakie dane pobierasz, w jakim celu i jak są wykorzystywane (np. w celu wykonania usługi, zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa klienta, reklamowania usług, wysłania oferty). Po drugie sprawdź jak dane są chronione, czy korzystasz z odpowiednich zabezpieczeń i narzędzi, dzięki którym nie ulegną one zniszczeniu, ani nie trafią w niepożądane ręce. System taki jak Versum pomoże Ci w bezpiecznym gromadzeniu i przechowywaniu informacji, a także pozwoli na wygodny dostęp do nich.
Upewnij się także, że kompletujesz w salonie pełną dokumentację RODO: rejestr czynności przetwarzania, ewidencję incydentów naruszenia ochrony danych osobowych, procedury ochrony danych osobowych, rejestr upoważnień na przetwarzanie danych osobowych i wzór upoważnienia, wzory klauzul informacyjnych, a także wzory zgód na przetwarzanie danych osobowych.
4. Wprowadź procedury ochrony danych osobowych
Wykonany audyt wykazał uchybienia w Twoim salonie? Zacznij od przeszkolenia pracowników z zakresu RODO i zastosowania odpowiednich procedur. Wdrożenie uniwersalnych zasad postępowania ułatwi Ci codzienną pracę i pomoże ustrzec się od błędów.
Gotowe procedury do wykorzystania – za darmo
5. Rób zdjęcia przed i po zabiegu
Reklamacje klientów są niestety wpisane w prowadzenie biznesu beauty. Problem pojawia się gdy roszczenia są bezzasadne, a Ty nie umiesz udowodnić swoich racji. Gromadząc w karcie klienta zdjęcia wykonane przed i po zabiegu zapewnisz sobie dodatkową ochronę, a także potwierdzenie efektów świadczonych usług dla klienta.
6. Zbieraj dane w jednym miejscu
Zgody na przetwarzanie danych osobowych, zgody marketingowe, dokumentacja zabiegowa, zdjęcia efektów, opis wykonanych zabiegów… Ilość dokumentów w salonie beauty jest ogromna, jak więc połapać się w tym wszystkim, a dodatkowo zadbać o odpowiednie bezpieczeństwo danych? Papierowa dokumentacja rodzi problemy, choćby ze względu na konieczność przechowywania jej pod kluczem. Zdecydowanie bezpieczniejszą formą jest skorzystanie z karty klienta w Versum.
Rozlana kawa, awaria sprzętu czy zawieruszenie segregatora nie sparaliżują Twojej pracy, a dane usługobiorców będą tu przechowywane zgodnie z RODO. Oprócz historii wizyt, wywiadów zabiegowych, galerii zdjęć, załączonych plików i informacji o posiadanych bonach, znajdziesz w niej informację na temat wyrażonych zgód, a tym samym łatwo skonfigurujesz wysyłki marketingowe SMS i email wyłącznie do wybranych osób.
7. Prześwietl swoją dokumentację zabiegową
Podobnie jak regulamin, dokumentacja zabiegowa ma na celu ochronę obu stron – klienta, który zostaje poinformowany o możliwych powikłaniach i przeciwwskazaniach, jak i salon. Wywiad ustny nie jest wystarczającym zabezpieczeniem na wypadek roszczeń, dlatego przy usługach wyższego ryzyka, pisemne zgody na wykonanie zabiegu to podstawa. Istotnym elementem dokumentacji jest oświadczenie, że klient został poinformowany o przebiegu usługi, składzie wykorzystywanych kosmetyków, możliwych powikłaniach, przeciwwskazaniach oraz zaleceniach.
Przed podpisaniem oświadczenia pracownik wykonujący zabieg powinien przeprowadzić również wywiad o stanie zdrowia i poinformować klienta o obowiązku udzielenia odpowiedzi na temat przewlekłych chorób, alergii i przebytych zabiegów. Dokumenty możesz uzupełnić o informację na temat efektów (jak długo się utrzymują, co może wpłynąć na ich osłabienie).
Prowadzenie dokumentacji w salonie beauty to dla wielu osób mniej przyjemna część biznesu. Dopełnienie formalności i wprowadzenie prawnych zabezpieczeń jest jednak warte zachodu, pozwala uniknąć konsekwencji i chronić finanse. A Ty stosujesz już powyższe zasady?