Jak nowe technologie pomagają zarządzać zespołem

Nie ma złotego środka i jednej skutecznej metody tworzenia efektywnych zespołów. Są za to nowoczesne narzędzia, które usprawniają komunikację w firmie, wprowadzają przejrzystość pracy i wynagrodzeń, ułatwiają rozliczanie i motywowanie pracowników — słowem pomagają managerowi właściwie kierować zespołem. Przyjrzyjmy się, co potrafi dobry system do zarządzania salonem.

SPRAWNA ORGANIZACJA PRACY

Niewielu managerów ma świadomość, że niezadowolenie zespołu często rozpoczyna się w momencie, gdy do firmy wkrada się chaos i bałagan organizacyjny. Grafiki pracy powstają w ostatniej chwili, potem są zbyt często zmieniane i niekomunikowane w zespole. Czas pracy, a tym samym wynagrodzenia wypłacane są z opóźnieniem. System motywacyjny jest skomplikowany i liczony mało skrupulatnie.

Tymczasem dobry system dla salonów upraszcza, a w zasadzie zmienia cały proces planowania pracy w gabinecie.

Wszystkie grafiki są tworzone w formie elektronicznej i dostępne dla pracowników 24 godziny na dobę. Bez względu na to, gdzie przebywają, mogą oni w każdej chwili zajrzeć do systemu i sprawdzić swój rozkład pracy. Tygodniowe harmonogramy tworzy się błyskawicznie, bo wystarczy powielić, a w razie potrzeby lekko zmodyfikować plan z poprzedniego tygodnia. A jeśli gabinet wykazuje pewną systematyczność w tym obszarze, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby ustalić i zapisać w systemie harmonogram na kolejne kilka tygodni lub nawet miesięcy.

Co więcej, wszystko spięte jest od razu z rezerwacją online. Zmiany są automatycznie wprowadzane także na stronie internetowej salonu, bez dodatkowego angażowania pracowników. Z końcem każdego miesiąca niezwykle przydatne okazują się generowane przez system raporty czasu pracy. Oprogramowanie informuje managera o liczbie przepracowanych przez każdego pracownika godzin, w tym czasu rzeczywiście spędzonego na wykonywaniu zabiegu.

W zestawieniu można znaleźć również listę nieobecności w pracy, łącznie z ich powodami, takimi jak urlop, choroba czy też szkolenie. Przygotowanie wynagrodzeń nagle przestaje się kojarzyć z trudnymi wyliczeniami i nie jest już żmudnym obowiązkiem.

ZESPÓŁ, KTÓRY SPRZEDAJE

Kto nie życzyłby sobie pracowników, którzy nie tylko doskonale wykonują swoje zadania, ale jeszcze umiejętnie doradzają klientom, proponując kolejne zabiegi albo sprzedając kosmetyki do pielęgnacji domowej?

Doświadczony i świadomy procesu sprzedaży zespół jest na wagę złota. Rolą managera jest natomiast opracowanie takiego systemu prowizji i motywacji, by pobudził on zespół do większej aktywności. W tym obszarze ponownie przyda się dobry system dla salonów. Elektroniczna karta klienta oraz historia wizyt i zakupów nie tylko ułatwią pracownikom wykonanie zabiegu, ale także pomogą w zwiększeniu sprzedaży. Mogą oni szybko sprawdzić, jaki zabieg wykonali ostatnio, albo który kosmetyk polecili, zapytać o wrażenia i efekt, zaproponować powtórkę lub coś zupełnie nowego.

Co więcej, system automatycznie naliczy pracownikom prowizję od rekomendowanych oraz zrealizowanych przez nich usług i sprzedanych produktów. Profity będą sumowane na koncie danego pracownika, ułatwiając tym samym rozliczenia. Dla obydwu stron — i managera, i pracownika — system jest gwarancją, że wszystko zostało właściwie naliczone, a informacje są przejrzyste i jawne. Okresowe zestawienia wyników mogą być również cenną wskazówką dla osób kierujących zespołem. Szybko można porównać mniej i bardziej efektywnych pracowników — wesprzeć tych, którzy w polecaniu usług i produktów nie czują się pewnie, bądź zaingerować, jeśli zauważymy spadek motywacji w zespole.

ZADOWOLENI I POWRACAJĄCY KLIENCI

Najlepszym sposobem na ocenę pracy zespołu są nie zyski, a zadowoleni klienci. To oni zapewnią ciągłość sprzedaży, a tym samym stabilność firmy. To oni również będą najlepszymi ambasadorami, przyciągającymi do salonu nowych klientów. Jaki procent Twoich gości to klienci powracający? Niewielu właścicieli i managerów salonów potrafi odpowiedzieć na to z pozoru proste pytanie. Często może się wydawać, że widzimy w salonie ciągle te same twarze, lojalnych gości. Tymczasem, po głębszej analizie okazuje się, że to zaledwie kilka procent. Reszta klientów jest już u konkurencji.

Statystyki powracalności klientów stanowią jeden z ważniejszych wskaźników świadczących o jakości usług w salonie i pracy zespołu. To liczba, która odzwierciedla zdolność salonu do utrzymania klientów. Powracalności klientów nie sposób policzyć samemu. Jednak system dla salonów wygeneruje ten raport. Co więcej, dane zostaną zaprezentowane w ujęciu ogólnym albo w podziale na poszczególnych pracowników. Manager ponownie otrzyma narzędzie do oceny efektywności poszczególnych członków zespołu. Wnikliwa analiza może dostarczyć ciekawych informacji — być może pani kosmetolog zupełnie nie odnajduje się w sprzedaży kosmetyków, ale z drugiej strony klienci niemal stoją w kolejce, by właśnie do niej umówić się na kolejny zabieg…

Dane o lojalności klientów to nie jedyne informacje, które pozwalają ocenić pracę zespołu. Odpowiedni system dostarcza także narzędzia do automatycznej oceny i opiniowania usług oraz pracowników. Po każdej wizycie klient otrzyma e-maila z prośbą o ocenę oraz wystawienie komentarza. Dzięki temu jakość pracy zespołu weryfikują sami konsumenci. Pozytywne komentarze mogą posłużyć do promocji salonu i przyciągnąć kolejnych gości, negatywne pomogą managerowi doskonalić pracę podwładnych.

Opinie klientów można też wykorzystać do motywowania zespołu i budowania kultury organizacyjnej — dla przykładu konkurs na pracownika miesiąca, który otrzyma specjalną premię, można przecież oprzeć właśnie na pozytywnych opiniach konsumentów.

Właściwe oprogramowanie to cenny zasób wiedzy na temat pracowników i klientów, a zatem nieoceniona pomoc w obowiązkach managera. Godziny spędzone na wyliczaniu prowizji, podsumowywaniu godzin pracy albo tworzeniu grafików lepiej przecież zainwestować w pracę z ludźmi — motywujące rozmowy, szkolenia czy budowanie zgranego zespołu.

Wszystkie przydatne narzędzia, o których mowa powyżej znajdują się w Versum — najczęściej wybieranym systemie dla salonów w Polsce. Bezpłatne konto testowe można założyć na stronie www.versum.pl.