Audyt finansowy w salonie beauty

W codziennej pracy warto ustalić sobie listę priorytetów i spraw, którymi zajmujemy się każdego dnia, raz w tygodniu, raz w miesiącu, a nawet raz na kwartał. Brak planu pracy wprowadza chaos w funkcjonowaniu salonu, a nawet dezorganizuje pracę personelu.

Każdego dnia staramy się pozyskiwać nowych klientów, dbamy o standardy obsługi, myślimy o reklamie i promocjach salonu, pamiętamy o zaopatrzeniu, motywujemy pracowników, planujemy grafik pracy, szukamy nowinek kosmetologicznych, mierzymy się z kłopotami technicznymi, takimi jak np. brak internetu czy awaria sprzętu, myślimy o rekrutacji i śledzimy działania konkurencji, aby nie zostawać w tyle. W ferworze tych wszystkich działań zapominamy o najważniejszym, czyli mierzeniu efektywności i dochodowości salonu.

ZASADY RENTOWNOŚCI SALONU

Celem każdej działalności gospodarczej jest maksymalizacja korzyści ekonomicznych, dlatego bardzo istotne jest posiadanie mierników, które informowałyby nas w jakiej mierze cel ten jest realizowany. Mówiąc najprościej — rentowność to osiąganie z aktywności gospodarczej dodatniego wyniku finansowego. Jest to relacja wyniku finansowego do określonych wielkości ekonomicznych, czyli kosztów stałych i zmiennych. W każdym biznesie koszty można podzielić na stałe — takie, które trzeba ponosić zawsze, niezależnie od ilości posiadanych klientów czy sezonowości, oraz koszty zmienne, czyli takie, które będą zależne od czynników zewnętrznych i w każdym miesiącu mogą wyglądać inaczej (patrz tabela nr 1). Podczas tworzenia bilansu ekonomicznego, powinniśmy wziąć pod uwagę wszystkie koszty, które ponosimy oraz założyć jakiś procent czynnika ryzyka, czyli nagłego kosztu, który może się pojawić niespodziewanie, np. koszt serwisu urządzenia, nagłej wymiany sprzętu lub nieprzewidzianej awarii w salonie.

Zysk z działalności to nic innego, jak nadwyżka przychodów ze sprzedaży towarów i usług nad kosztami uzyskania tych przychodów. Aby móc precyzyjnie oszacować zysk, poza kosztami musimy brać pod uwagę marżę, jaką mamy na oferowanych usługach i kosmetykach. Marża jest różnicą między ceną sprzedaży kosmetyku lub usługi a ceną jego zakupu. Często jest narzucona przez np. dostawców licencji franczyzowych, jest niezbędnym czynnikiem, który musimy wziąć pod uwagę podczas przeprowadzania bilansu finansowego. Warto wziąć pod uwagę obniżki cen produktów lub usług związanych ze sprzedażą pakietów lub zestawów promocyjnych, ponieważ w miesięcznym rozrachunku mogą mieć znaczny wpływ na naszą dochodowość. Źle skalkulowana promocja lub nieprzemyślana obniżka ceny produktów lub usług mogą w znacznym stopniu obniżyć rentowność naszego biznesu.

TABELA 1. Przykładowe koszty salonu beauty

Koszty stałe

– czynsz

– pensje (w tym również ZUS i US)

– opłaty licencyjne (np. franczyzowe)

– raty kredytów i leasingów

– opłaty teleinformatyczne (internet, abonament telefoniczny, abonament za system operacyjny dla recepcji)

Koszty zmienne:

– media (w zależności od zużycia)

– zakup towarów (środki jednorazowe, kosmetyki)

– materiały reklamowo-promocyjne

– koszty remontów i modernizacji (np. żarówki)

– środki czystości, środki do dezynfekcji[/text_block]

PRÓG DOCHODOWY

Kiedy znamy już podstawowe dane, dzięki którym można policzyć rentowność naszego salonu, warto ustalić próg rentowności biznesu, aby na podstawie danych finansowych zauważyć i zapobiegać spadkom dochodowości. Próg rentowności to miernik, który pokazuje moment, w którym przychody z działalności pokrywają koszty stałe i zmienne. Inaczej mówiąc, jest to moment, kiedy wszystko co zarabiamy wystarcza na pokrycie kosztów funkcjonowania salonu. Nie ponosimy straty, ale nie generujemy zysku. Jest to bardzo ważny wskaźnik, ponieważ dzięki niemu nie doprowadzamy do sytuacji iluzorycznego zarabiania. Często w usługach pojawia się problem związany z pozornym zarabianiem pieniędzy. Chodzi o moment, kiedy gotówka po wykonanej usłudze trafia do kasy od razu, a my mamy poczucie, że codziennie zarabiamy. Jest to podstawowy błąd ekonomiczny w wielu funkcjonujących działalnościach.

Niestety, nie wyznaczając progu dochodowości, nie zarabiamy, a jedynie „mielimy gotówkę” między naszą kasą a hurtowniami i dostawcami kosmetyków. Mamy złudne poczucie zarabiania, a tak naprawdę nie wiemy, czy wystarcza nam środków finansowych na pokrycie kosztów. Próg rentowności można wyrazić ilościowo (tzn. ile sztuk produktu trzeba sprzedać), lub wartościowo (tj. jaką wartość musi osiągnąć ta sprzedaż). Jeśli prowadzimy swój biznes, brak wiedzy nie zwalnia nas z odpowiedzialności za jego funkcjonowanie. Jeżeli nie przeprowadzamy skrupulatnych analiz finansowych, tzn. nie bierzemy odpowiedzialności za swoją sytuację ekonomiczną, nie powinnyśmy narażać swoich pracowników na niepewność związaną z brakiem pensji lub pewności utrzymania miejsca pracy.

ANALIZA FINANSOWA

Warto wyznaczyć sobie terminowe zakresy analiz finansowych. Dobrze przeprowadzone bilanse i analizy pozwalają nam w porę reagować na zmieniającą się sytuację finansową naszego salonu, jak i wyznaczyć idealny moment na rozwój lub rekrutację pracowników. Należy pamiętać, że w naszym biznesie sezonowość będzie miała duże znaczenie, dlatego osobno powinniśmy podliczać zyski miesięczne, kwartalne i roczne. Dobrze analizowana sytuacja finansowa pozwala na systematyczny rozwój i minimalizowanie spadków finansowych spowodowanych np. sezonowością lub pojawiającą się na rynku konkurencją. Jeżeli świadomie podejmujemy decyzję o tym, że w naszym biznesie mocną stroną są np. sprawy związane z zarządzaniem ludźmi lub dbaniem o atmosferę w salonie, musimy wyznaczyć zaufaną osobę, która będzie sprawowała pieczę nad naszymi finansami. Powinna to być osoba, która w porę zareaguje, jeżeli okaże się, że nasza sytuacja finansowa się pogarsza, lub wskaże nam idealny moment na dalszy rozwój, kiedy okaże się, że sytuacja temu sprzyja.

Jeśli sami nie czujemy się na siłach, a mikro- i makroekonomia nie jest naszą mocną stroną, warto skorzystać z pomocy fachowców, np. kancelarii księgowych. Istnieje wiele firm, które specjalizują się w dbaniu o sytuacje finansowe swoich klientów, a nawet koncentrują się na specyfice branży beauty. Nie bójmy się prosić o pomoc, ale nie bagatelizujmy liczenia w biznesie.

Nasza branża rozwija się bardzo dynamicznie, szkolimy się z metodyki zabiegowej, nowych urządzeń i obsługi klienta, a zapominamy o szkoleniach z twardą wiedzą finansową. Na rynku funkcjonują firmy, które w przystępny sposób pokazują, jak tworzyć oferty, jak zarządzać ryzykiem i jak liczyć w branży beauty, żeby zarabiać na biznesie i czerpać z niego prawdziwą satysfakcję. Powinnyśmy delegować zadania na zaufanych pracowników, sprawdzać efektywność naszych działań marketingowych oraz analizować bilanse finansowe. Nawet kobiecy biznes, pełen budowania relacji międzyludzkich, nie może być oparty tylko na intuicji i emocjach — musi być dobrze zaplanowany i policzony. Dziś prawdziwy sukces w biznesie beauty to zadowolony klient i rentowny salon.