<<NATALIA BOGDAN: Im więcej metod dotarcia do potencjalnych kandydatów, tym większa szansa, że znajdziemy odpowiednią osobę. Oprócz znanych ogólnopolskich portali, takich jak pracuj.pl czy infopraca.pl, warto zamieścić ogłoszenia na portalach lokalnych, a także w grupach dla osób poszukujących pracy w danej branży na Facebooku. Istnieją również portale typu Linkedin czy Goldenline, gdzie potencjalni kandydaci mają swoje profile zawodowe i można szukać wśród nich odpowiedniego kandydata. I wreszcie jedna z najtańszych, a przy tym najskuteczniejszych metod – poczta pantoflowa. Warto, aby nasza rodzina, znajomi i pracownicy wiedzieli, że poszukujemy managera. Inna metoda to poszukiwanie wśród pracowników innych salonów – naszej konkurencji, albo postawienie na absolwentów szkół kosmetycznych bądź uczelni, które prowadzą takie kierunki jak np. zarządzanie wellness, zarządzanie spa. Im więcej metod, tym większe szanse, że trafimy na odpowiednią osobę.

BI: Jak wyglądają poszczególne etapy rekrutacji? Zacznijmy od zamieszczenia ogłoszenia.

<<NB: Pierwszy etap to wbrew pozorom wcale nie zamieszczenie ogłoszenia. Najpierw trzeba stworzyć opis stanowiska. Pracodawcy często pomijają ten niezwykle istotny element i po prostu kopiują ogłoszenia innych salonów kosmetycznych, nie zastanawiając się nad tym, kogo tak naprawdę sami potrzebują. Tymczasem sprecyzowanie kogo szukamy to polowa sukcesu – przecież jeżeli tego nie wiemy, to będziemy szukać po omacku i opierać się wyłącznie na pierwszym wrażeniu. To tak, jakby pójść do sklepu bez listy zakupów – będziemy wybierać emocjonalnie zamiast racjonalnie. Tak więc najpierw musimy usiąść z kartką i określić, czym ma się zajmować dana osoba i czego od niej oczekujemy, począwszy od wykształcenia, doświadczenia, a na cechach osobowościowych kończąc. Wszystkie ważne dla nas rzeczy musimy wypisać, a potem przejść do tego, co możemy zaoferować w zamian. Zdarza się, że zakres obowiązków jest spory, szczególnie w mniejszych firmach, w których jedna osoba jednocześnie zarządza zespołem, zatowarowuje salon, pozyskuje klientów, dba o marketing i np. prowadzi fanpage na Facebooku. Jeśli więc potrzebujemy kogoś, co do kogo mamy duże oczekiwania, pomyślmy, co możemy takiej osobie zaoferować w zamian i szczerze to wypiszmy – jaką oferujemy umowę, czy w firmie jest system premiowy, czy możemy zaproponować jakieś benefity, szkolenia, rozwój. Dopiero gdy mamy te informacje, formułujemy na ich podstawie ogłoszenie. Następnie przeglądamy CV, które do nas wpłynęły i wybieramy te, które wstępnie spełniają nasze oczekiwania. Kolejny etap rekrutacji to rozmowa telefoniczna. Pierwsze pytania zadajemy już przez telefon, aby nie tracić czasu na osoby, które nie spełniają naszych podstawowych oczekiwań, nie wiedzą, gdzie aplikowały lub w międzyczasie znalazły już inną pracę. Warto zadzwonić, przypomnieć firmę i ofertę, zadać kilka pytań, które są dla nas istotne, np. o doświadczenie w zarządzaniu salonem, zakres obowiązków na poprzednim stanowisku. Oczywiście to nie ma być cała rozmowa rekrutacyjna, ale krótka wymiana zdań, która pozwoli nam wyselekcjonować najlepsze osoby.

BI: Może być też tak, że już przez telefon osoba sprawi niekorzystne wrażenie, np. będzie niemiła.

<<NB: Dokładnie. Prawdopodobnie zrobiłaby podobne wrażenie na naszych klientach. Dodatkowo, jeśli mamy ograniczony budżet na to stanowisko, już podczas rozmowy telefonicznej możemy spytać kandydatów o ich oczekiwania finansowe. Jeśli planujemy wynagrodzenie w wysokości np. 2 tysięcy złotych, a widzimy CV osoby bardzo doświadczonej i przypuszczamy, że jej oczekiwania finansowe mogą być wyższe, nie traćmy czasu na rozmowę kwalifikacyjną – już przez telefon możemy rozwiać nasze wątpliwości. Dopiero osoby, z którymi rozmawialiśmy i które spełniają nasze podstawowe kryteria, zapraszamy na rozmowę kwalifikacyjną. Dobrze, aby takie rozmowy były dwie. Często bywa tak, że ktoś robi na nas dobre pierwsze wrażenie, a na kolejnym spotkaniu wypada kiepsko, albo odwrotnie – komuś bardzo zależy na pracy i w pierwszym kontakcie jest zestresowany, a za drugim razem wypada dużo lepiej. Rekomenduję też jedno spotkanie w firmie, aby kandydat mógł zobaczyć miejsce pracy, a my sprawdzić, czy pasuje do naszej kultury organizacyjnej, jak rozmawia z naszymi pracownikami, jak się przywitał na recepcji, czy ma zdolności interpersonalne. Drugie spotkanie można umówić poza firmą, na przykład w kawiarni, żeby zobaczyć, jak funkcjonuje w odmiennym środowisku i jak rozmawia z kelnerem, z nami, czy zna zasady savoir vivre. Polecam także, aby w proces rekrutacji włączyć dodatkowo innego pracownika – np. takiego, który będzie z tą osobą współpracował, albo nawet kogoś postronnego, np. znajomego, który także prowadzi własną firmę lub ma doświadczenie rekrutacyjne i obiektywnym okiem spojrzy na kandydata. Jako zarządzający biznesem lub właściciele gabinetów często jesteśmy emocjonalnie związani z firmą i patrzymy zbyt krytycznie na kandydatów, przez co nikt nie wydaje nam się wystarczająco dobry, albo odwrotnie – jesteśmy zbyt pobłażliwi, bo zależy nam na pilnym zatrudnieniu osoby do pomocy. Dlatego polecam włączyć do rekrutacji osobę bezstronną.

BI: I co dalej po takich spotkaniach?

<<NB: Po rozmowach kwalifikacyjnych, a przed złożeniem oferty najlepszemu kandydatowi, sprawdzamy referencje. Zadzwońmy do dwóch, trzech poprzednich miejsc pracy, żeby mieć pełny obraz sytuacji. Większość firm udziela szczerych informacji na temat swoich byłych pracowników. Po referencjach czas podjąć decyzję i przekazać informację zwrotną wszystkim kandydatom. Pierwszy telefon wykonajmy do osoby, którą postanowiliśmy zatrudnić. Może być tak, że w międzyczasie się rozmyśliła. Jeśli najpierw podziękujemy innym kandydatom, nie będziemy mieli alternatywy. Pozostałym osobom uczestniczącym w rekrutacji najlepiej podziękować po 1-2 tygodniach pracy osoby, którą zatrudniliśmy na wypadek, gdyby jednak nie do końca spełniała nasze oczekiwania. Bardzo ważne jest, żeby udzielić informacji zwrotnej także osobom, których nie zatrudniamy. Pamiętajmy, że odrzuceni kandydaci na podstawie przebiegu procesu rekrutacji wyrobią sobie zdanie o naszej firmie i będą się nim dzielić ze swoimi znajomymi, którzy mogą zostać naszymi klientami.

BI: Przejdźmy do szczegółów rozmowy rekrutacyjnej. Nadal rekrutujemy managera. Jakie pytania zadać, by sprawdzić jego kompetencje?

<<NB: Przykładowych pytań na rozmowę kwalifikacyjną jest bardzo dużo. Ważne, aby do każdego naszego oczekiwania wobec kandydata dobrać odpowiednie, weryfikujące daną umiejętność. Jeżeli potrzebujemy np. osoby odpornej na stres, możemy zapytać: „proszę opisać ostatnią stresującą sytuację, której Pani doświadczyła w miejscu pracy i jak sobie Pani z nią poradziła?”. Jeżeli np. wymagamy znajomości angielskiego, zadajmy kilka pytań w tym języku.

<<NB: Ja dzielę etapy rekrutacji w taki sposób, że na pierwszym spotkaniu zadaję pytania i przeprowadzam scenki sytuacyjne, a na drugie spotkanie kandydat musi już coś przygotować – np. prezentację o sobie, krótką analizę naszej firmy. W ten sposób możemy sprawdzić, jak nasz kandydat myśli, jak nas postrzega, co może zaproponować naszej firmie. Na drugim lub czasem nawet dopiero trzecim spotkaniu omawiam szczegóły zatrudnienia.

BI: Rozumiem, że są osoby, które nie dochodzą do drugiego etapu rozmowy?

<<NB: Oczywiście. Jeśli dobrze opiszemy stanowisko i umieścimy ogłoszenie w skutecznych źródłach, powinniśmy otrzymać kilkadziesiąt do nawet ponad 100 aplikacji. Ze wszystkich CV tylko ok. 10% będzie spełniało nasze oczekiwania. Po rozmowie telefonicznej odsiejemy znowu przynajmniej kilka osób. Pozostanie około 5 kandydatów. Po spotkaniu spodobają nam się dwie, jedna lub nawet nikt. Zdarza się, że proces trzeba ponowić albo zajrzeć ponownie do odrzuconych aplikacji i nieco zweryfikować nasze oczekiwania. Niestety standardem jest, że z osób, które aplikują, niewiele jest odpowiednimi kandydatami – na stanowiska managerskie zgłaszają się np. kelnerki.

BI: Czy jest jakiś zespół cech managera, na które zwracacie szczególną uwagę? Co według Pani jest najistotniejsze w osobowości managerskiej?

<<NB: To zawsze zależy od oczekiwań klienta. Nawet nie tyle branża ma znaczenie, co specyfika firmy. W jednej firmie manager będzie pozyskiwał też klientów, w innej skupia się tylko na zarządzaniu ludźmi. W jednej może mieć obowiązki marketingowe, a w drugiej jest od tego agencja reklamowa. Na pewno managerowie muszą umieć zarządzać zespołem i mieć zdolności interpersonalne, bo mają kontakt z pracownikami i klientami. Przyda się też asertywność i umiejętność negocjacji, bo często taka osoba zajmuje się współpracą z firmami zewnętrznymi.

BI: Taka osoba będzie negocjowała z nami na rozmowie kwalifikacyjnej?

<<NB: Rzeczywiście umiejętność negocjacji możemy sprawdzić już na rozmowie kwalifikacyjnej – gdy będziemy ustalać szczegóły zatrudniania. Jeśli osoba akceptuje bez pytania wszystko, co jej oferujemy, może nie być wystarczająco asertywna bądź nie mieć właśnie wiedzy na temat skutecznych negocjacji. Jeśli zaś umie dobrze argumentować, nie stresuje się podczas rozmowy z nami, może to oznaczać, że będzie w pracy skutecznym negocjatorem. Kolejna przydatna umiejętność to samodzielne radzenie sobie z trudnymi sytuacjami. W każdej firmie występują nieprzewidziane zdarzenia i to manager jest osobą, która musi umieć sobie z nimi radzić. Cokolwiek się dzieje – coś się zepsuło, czy jest problem z niezadowolonym klientem, manager powinien stawić temu czoła. Aby sprawdzić, czy w pracy będziemy mogli spodziewać się proaktywnej postawy, możemy zadać kandydatowi pytania sytuacyjne. Na przykład: „proszę sobie wyobrazić, że przyszedł do Pani niezadowolony z zabiegu klient, robi awanturę, co Pani robi?”. Sprawdźmy, czy osoba weźmie sprawy w swoje ręce i czy będzie potrafiła załagodzić sytuację. Warto nawet odegrać scenkę, w której my odgrywamy rolę zdenerwowanego klienta, a kandydat managera. To wiele powie nam o osobie – czy od razu wie, jak się zachować, czy zaczyna się wycofywać, nie chce podjąć wyzwania.

BI: Czy managera do salonu beauty możemy też szukać poza branżą?

<<NB: Według mnie najważniejszy jest potencjał i zaangażowanie osoby. Każdej branży można się nauczyć, ale musimy zdawać sobie sprawę, że będziemy musieli poświęcić sporo czasu i energii na wdrożenie nowej osoby. Jeżeli zależy nam na czasie, to łatwiej zatrudnić kogoś z branży. Jeśli zaś nie spieszy nam się i my lub któryś z naszych pracowników mamy wystarczająco dużo cierpliwości, poszukiwania poza branżą mogą być dobrym rozwiązaniem. Dzięki temu przyjmiemy do zespołu osobę, która będzie miała świeże spojrzenie na naszą branżę, a doświadczenie z innej firmy przełoży na nowe realia. Osoba, która od wielu lat pracuje w branży, może popadać już w schematy i szybciej się wypalić.

<<NB: Standardowy, czyli trzy miesiące. To czas, kiedy dana osoba może poznać zespół, klientów, swoje obowiązki, dostosować się do specyfiki firmy. Mimo że zwykle już po paru dniach możemy stwierdzić, czy osoba nam odpowiada, czy nie, jeśli nasze odczucia nie są do końca pozytywne, nie przekreślajmy jej od razu. Dajmy konstruktywny feedback i obserwujmy, czy osoba pracuje nad sobą. Jeśli jednak nic się nie zmienia, a osoba nadal popełnia te same błędy i ignoruje nasze uwagi, nie dawajmy jej szansy w nieskończoność. Rozstanie się z pracownikiem oczywiście nie jest łatwe dla żadnej ze stron, ale długoterminowo będzie korzystniejsze dla firmy i samego pracownika.

BI: Obserwuję rynek i przedsiębiorców, którzy próbują rekrutować – z różnym skutkiem. Często po wielu próbach zgłaszają się po pomoc do firm rekrutacyjnych. Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez takie osoby?

<<NB: Rzeczywiście sporo firm zgłasza się do nas dopiero wtedy, kiedy im samym nie wychodzi. Marnują przez to mnóstwo czasu, który mogłyby poświęcić na rozwój biznesu. Polscy przedsiębiorcy muszą sobie zdać sprawę, że nie są i nie muszą być ekspertami od wszystkiego, a taniej, prawie nigdy nie oznacza lepiej. Tak jak korzystamy z biura rachunkowego do obsługi księgowości, tak korzystajmy z firm rekrutacyjnych do obsługi rekrutacji. Aby stać się skutecznym headhunterem, potrzeba przynajmniej 3 lat doświadczenia zawodowego i narzędzi, do których nie mają dostępu firmy niezwiązane z naszą branżą. Nie ma więc możliwości, żeby właściciel biznesu beauty mógł dotrzeć do takiej ilości kandydatów i zweryfikował ich równie wnikliwie, jak zawodowy rekruter.

BI: A czy testy psychologiczne są skuteczną metodą weryfikacji kandydatów? Są różne opinie na ten temat, niektórzy uważają je za niepotrzebne i śmieszne. Jak jest z nimi naprawdę?

<<NB: My pracujemy na testach Thomasa, ponieważ są najszybsze i dają najważniejsze informacje dla każdego pracodawcy. Opisują osobowość danej osoby, co ją motywuje, jak współpracuje z innymi, jak z nią rozmawiać, czy jest samodzielna. Stosowałam je u wielu kandydatów, w tym wypróbowałam na sobie i moim zespole i każdy był bardzo pozytywnie zaskoczony wynikiem. „Cały ja” – słyszę zwykle po przesłaniu rezultatów. Koszt takiego testu to 1500 zł, ale naprawdę warto ponieść taką inwestycję – im wnikliwiej sprawdzimy kandydata, tym mniejsze ryzyko błędu.

BI: Jakie ma Pani rady dla osób, których nie stać na zatrudnienie agencji i rekrutują sami?

<<NB: Przede wszystkim należy dokładnie określić kogo szukamy i czego od tej osoby oczekujemy, jaki będzie jej zakres obowiązków i co możemy zaoferować. Następnie należy postawić na wiele metod poszukiwań, sprawdzenie referencji i okres próbny, podczas którego chwalimy za to, co osoba robi dobrze i zwracamy delikatnie uwagę na to, co osoba musi zmienić.

BI: Mówiliśmy o rynku pracownika. Powiedziała Pani, że mamy najniższe bezrobocie od 26 lat. Managerowie mówią, że pracownik robi się roszczeniowy, rozkapryszony i wymagający. Czy to się przekłada na to, że trudniej pozyskać pracownika?

<<NB: Niestety tak. Najtrudniej o pracowników wykwalifikowanych niższego szczebla, czyli np. o kosmetyczki. Także z dobrymi recepcjonistkami nie jest łatwo. Ale to nie jest tak, że nie można nic zrobić. Trzeba po prostu użyć bardziej kreatywnych metod rekrutacji i zachęcić kandydatów nie tylko pracą, ale także dodatkowymi benefitami, możliwością rozwoju, szkoleniami, jakoś wyróżnić naszą firmę, pokazać wartości, którymi się kierujemy, zespól. Sporo firm sięga też po osoby z innych krajów, np. z Ukrainy. Takie osoby są zwykle bardzo pracowite, a i nierzadko władają językiem polskim na wystarczającym do komunikacji z klientem poziomie.

BI: Czy jeżeli szukamy kosmetyczki lub recepcjonistki, lepiej postawić na doświadczenie, czy też poszukiwać osób świeżo po szkole? Ponoć osoby bez doświadczenia są bardziej „plastyczne”?

<<NB: Coraz więcej moich klientów woli osoby świeżo po szkole, które ukształtuje wedle swoich potrzeb. Każdy salon ma inne podejście do klientów, a często nawet różne sposoby wykonywania tych samych zabiegów. Nauczenie procedur nie jest trudne, więc coraz częściej poszukuje się osób z małym doświadczeniem albo w ogóle bez doświadczenia, tuż po szkole. Polecam inwestycję w młodych, jeszcze niedoświadczonych. Takie osoby zwykle doceniają, że ktoś dał im szansę i stają się lojalnymi pracownikami.

BI: Dziękuję za rozmowę.